Als jouw bedrijf of organisatie al jaren bestaat, heeft het waarschijnlijk door de jaren heen een groot archief vol documenten opgebouwd. Het loont dan om het archief te digitaliseren. Op die manier bescherm je je documenten door ze op een plek op te slaan waar – indien goed beveiligd – buitenstaanders niet makkelijk bij kunnen. Ook is de kans veel kleiner dat je documenten kwijtraakt als ze gedigitaliseerd zijn. Let wel op: het digitaliseren van een archief kan een tijdrovende klus zijn waarbij je op veel aspecten moet letten.
Archief digitaliseren, wat is dat?
Tijdens het digitaliseren van je archief scan je alle documenten in en sla je ze online op. Op die manier kan je op kantoor vanaf elke laptop of zelfs smartphone bij de documenten komen en hoef je ze niet eerst op te zoeken. Zo bespaart u veel (opslag)kosten en ruimte, vooral als uw bedrijf een groot archief heeft. Een archief digitaliseren loont dus zeker. Aangezien dit een hele klus is, kan je hier ook een bedrijf voor inschakelen dat hier gespecialiseerd in is.
Waar je aan moet denken
Hieronder vind je de belangrijkste zaken waar je aan moet denken tijdens het digitaliseren van een archief. Zowel tijdens de voorbereiding als tijdens het scannen dien je op enkele zaken te letten, zodat het proces zo soepel mogelijk verloopt.
- Voorbereiding: Begin altijd met het weggooien van documenten die je niet meer nodig hebt. Je verwacht het misschien niet, maar dit zullen er waarschijnlijk flink wat zijn. Vaak wordt deze stap vergeten. Zonde, want het kost je veel tijd om overbodige documenten in te scannen. Voor veel documenten geldt een wettelijk bewaartermijn. Als dat is verstreken, kun je de documenten (tenzij je ze nog nodig hebt) door de papierversnipperaar halen. Zorg tijdens de voorbereiding ook dat alle in te scannen documenten alvast goed geordend zijn en verwijder paperclips en nietjes, zodat het inscannen sneller en gemakkelijker gaat.
- Scanner: Zorg voor een kwalitatief goede scanner. De scanner bepaalt namelijk van welke kwaliteit de gescande documenten zullen zijn. Achteraf valt er wel het een en ander te corrigeren via de computer, maar als de basis niet goed is, is corrigeren heel erg lastig.
- Software: Bespaar veel tijd door software aan te schaffen die automatische documentscheidingen mogelijk maakt. Zo kun je veel documenten tegelijkertijd digitaliseren. Je hebt dan alleen een scheidingsblad (of sticker) nodig die aangeeft dat het volgende document begint. Zo hoef je niet alle documenten een voor een in te voeren.
- Server: Een digitaal archief kan lokaal op computers van je medewerkers draaien, maar het beste is als de documenten op een server staan.
Tips?
Heb jij nog tips over het digitaliseren van een archief? Neem dan contact met ons op zodat we je tip in het bovenstaande lijstje kunnen zetten.
Recente reacties